چالش‌های ارسال ایمیل در مکاتبات اداری
گروه دانش و فن |
ایمیل یک شکل فوری از ارتباطات تجاری است و تصور کردن یک محل کار بدون اینکه در مناسبات و ارتباطات داخلی و خارجی خود متکی به ایمیل نباشد، دشوار است. مزایای بی‌شماری در استفاده از ایمیل وجود دارد که مهم‌ترین آن سرعت و قابل اعتماد بودن است. با وجود این، ایمیل‌ها مشکلاتی هم دارند که در کنار مزایای موجود، گاهی اوقات ارسال اطلاعات به واسطه این راه ارتباطی را با چالش روبه‌رو می‌کنند.
وب‌سایت smallbusiness، به بعضی از مزایا و معایب استفاده از ایمیل اشاره کرده است. یکی از مزایای موجود، ارتباط سریع با مشتری است. زمانی که شما نیاز دارید یک پیام مهم برای یک مشتری یا همکار تجاری خود که هزاران مایل دورتر از شما واقع شده است، ارسال کنید، یکی از سریع‌ترین راه‌ها، انجام این کار از طریق ایمیل است. مزیتی که ارسال ایمیل در مقایسه با تماس تلفنی دارد این است که شما می‌توانید فایل‌هایی را به ایمیل پیوست کنید که حاوی اسناد مهم است. از طرفی برقراری تماس همزمان‌گیر است، زیرا شما باید به شخص مناسب دسترسی پیدا کنید و او همزمانی داشته باشد که بتواند با شما صحبت کند. از طرف دیگر، یک ایمیل می‌تواند به سرعت ارسال شود و طرف مقابل هم می‌تواند هر زمان که آماده بود، به آن پاسخ دهد. یکی دیگر از مزایای استفاده از ایمیل، در دسترس بودن و قابلیت حمل است. افزایش استفاده از ایمیل باعث شده تا افراد تجاری هر روز صدها ایمیل دریافت کنند. با وجود این، هزاران پیام الکترونیکی را می‌توان در پوشه‌های رایانه یا دیگر دستگاه‌های ارتباطی مانند تلفن همراه بایگانی کرد تا هنگام نیاز به آنها رجوع شود. در دسترس بودن ایمیلی به این راحتی موجب می‌شود شما نیازی به استفاده از پوشه‌های پرونده‌ای و کاغذ نداشته باشید و همچنین باعث می‌شود مکاتبات مهم شما بدون چسباندن در پوشه‌های پرونده‌های نامرتب، به راحتی قابل حمل باشد. کاهش هزینه حمل و نقل و هزینه‌های پستی نیز از مزایای ارسال ایمیل است، زیرا صرف نظر از هزینه اتصال به اینترنت، ارسال ایمیل رایگان است. یکی از مزایای ارتباطات الکترونیکی این است که می‌توانید بدون پرداخت هزینه، هرقدر که می‌خواهید پیام، فایل، فیلم و سند ارسال کنید. این موضوع به‌طور قابل توجهی هزینه حمل و نقل و هزینه‌های پستی شرکت شما را، به علاوه زمانی که شما یا همکارانتان باید صرف بسته‌بندی اسناد برای ارسال نامه و آدرس‌دهی کنید، کاهش می‌دهد.
ارسال ایمیل همیشه جوابگو نیست
اما همان‌طور که گفته شد، ارسال ایمیل در کنار برخورداری از این مزایا، معایبی هم دارد. در حالی که ممکن است یک نفر تلاش کند تا به تمام اسناد مهم چاپ‌شده شما دسترسی پیدا کرده و آنها را نابود کند، همه ایمیل‌ها و اطلاعات مهم شما در معرض نابودی بر اثر خرابی هارد دیسک قرار دارد؛ از طرفی اگر اطلاعات ایمیل خود را در سرور دیگری ذخیره کنید، ممکن است در صورت از دسترس خارج شدن آن وب‌سایت، اطلاعات خود را از دست دهید. بنابراین لازم است که حتما یک روش پشتیبان‌گیری برای ایمیل‌های مهم خود در نظر داشته باشید، مانند کپی کردن آنها به صورت مرتبی روی یک فلش یا درایو کامپیوتری. دسترسی دیگران به اطلاعات، یکی دیگر از مضرات استفاده از ایمیل است. زمانی که شخصی یک نامه تجاری برای شما ارسال می‌کند، شما تنها کسی هستید که آن را دریافت می‌کنید. اما زمانی که برای شما ایمیلی ارسال می‌شود، هرگز آن را شخصی محسوب نکنید. از آنجایی که ایمیل از طریق شبکه ارسال می‌شود، این امکان وجود دارد که دیگران بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند یا آنها را به اشتباه دریافت کنند، همچنین ایمیل می‌تواند توسط یک هکر مورد هجوم قرار گیرد، یا اینکه ایمیل از ابتدا برای یک آدرس اشتباهی ارسال شود و در صندوق ورودی شخص دیگری قرار گیرد. بنابراین باید مراقب باشید که چه اطلاعاتی را از طریق ایمیل ارسال می‌کنید. اگر این اطلاعات خصوصی است و شما نمی‌خواهید شخص دیگری آن را ببیند، شاید ایمیل بهترین روش ارتباطی نباشد، باید توجه داشته باشید که اطلاعات و پیام‌های حساس شما هنگام استفاده از ایمیل، برای هکرها و حتی گیرندگان نامناسب، بسیار قابل دسترسی است. یکی از نقاط ضعف ایمیل هم این است که افراد تمایل دارند با آن مثل مکالمه رفتار کنند، زیرا ایمیل می‌تواند اطلاعات را بسیار سریع منتقل کند، به همین دلیل ممکن است در ایمیل خود از اصطلاحات عامیانه استفاده کنید؛ با وجود این باید توجه داشت که دو طرف فرستنده و‌گیرنده ایمیل، نمی‌توانند یکدیگر را ببینند و ایمیل هم هیچ‌گونه تحریک صدا یا احساسی ندارد که بتواند به تفسیر مناسب کمک کند. این موضوع ممکن است منجر به سوء تفسیر احساسات در ایمیل شود و با صدمه زدن به احساسات، عصبانیت و نارضایتی طرفین را در پی داشته باشد. به همین دلیل بهتر است قبل از ارسال ایمیل، آن را دوباره بخوانید و مراقب متن‌هایی که ممکن است از آنها سوءتعبیر شود، باشید.
تقابل همزمانی و ناهمزمانی ارتباطات با ظهور ایمیل
همچنین در وب‌سایت زومیت، درباره توسعه ایمیل و استفاده از آن به عنوان یکی از روش‌های ارتباطی برای تماس با همکاران و اطرافیان آمده است که در اوایل دهه 60 میلادی، در آژانس اطلاعات مرکزی امریکا (CIA) از لوله‌های فولادی برای سیستم پستی درون‌دفتری استفاده می‌شد و روزانه 7500 پیام به صورت بسته‌بندی‌شده در ظروف شیشه‌ای، با سرعت ۹ متر در ثانیه از طریق این لوله‌ها ارسال می‌شد. سیستم لولهای پستی سیا نمونه‌ای قطعی از یکی از جنبش‌های بزرگ تکنولوژی در قرن بیستم محسوب می‌شد، آنچه متخصصان ارتباطات از آن با نام «پیام‌رسانی ناهمزمان» (asynchronous messaging) در محیط کار یاد می‌کنند. تعامل و ارتباطی همزمان (synchronous) نامیده می‌شود که در آن همه طرفین در همان زمان حاضر باشند، این حضور درحالی ممکن است که در یک محل مانند اتاق یا از طریق تلفن تمام حاضرین شرکت داشته باشند. درمقابل، در ارتباط ناهمزمان، نیازی نیست که‌گیرنده در هنگام ارسال پیام حضور داشته باشد. هرکسی می‌تواند درهر زمان که می‌خواهد پیامی ارسال کند و فرد‌گیرنده پیام، در اوقات فراغت به آن پاسخ دهد. اگرچه درطول تاریخ، بیشترین تعامل بین همکاران در محل کار به‌طور پیش‌فرض به‌صورت همزمان بوده است، اما اگر روشی وجود داشت که در آن هرکارمند تنها زمانی‌که می‌توانست، پیامی ارسال می‌کرد که فرصت مناسب انجام این کار را داشت و متعاقبا‌گیرنده پیام نیز زمانی‌که می‌توانست پیام را بخواند که زمان مناسبی دراختیار داشت. درنتیجه، میزان سرعت از سیستم پستی درون دفتری بهتر می‌بود. با ایجاد چنین سیستمی، تعامل و همکاری کارآمدتر حتی به‌صورت غیرهمزمان نیز ممکن می‌شد. به همین دلیل بود که در سال ۱۹۸۰، یک فناوری با روشی بسیار راحت‌تر به شکل کامپیوتر‌های رومیزی متصل از طریق شبکه‌های دیجیتال شکل گرفت و با گسترش این شبکه‌ها، نامه الکترونیکی یا ایمیل (e-mail) برای ایجاد ارتباطات ناهمزمان به دفاتر اداری ایجاد شد. با ورود ارتباطات ناهمزمان به‌صورت کاربردی، مردم بخش قابل توجهی از تعامل خود را جایگزین استفاده از پیام‌رسان دیجیتالی کردند که در صورت تقاضای هر فرد آماده پاسخگویی به آن بودند و دیگر از سیستم‌های ارتباطی قدیمی استفاده نکردند. تخمین زده می‌شود در سال ۲۰۱۹ روزانه بیش از ۱۲۸ میلیارد پست الکترونیکی در حوزه کسب‌و‌کار ارسال و دریافت شود. همچنین به‌طور متوسط هرکاربر مرتبط با کسب‌و‌کار نیز روزانه با ۱۲۶ ایمیل سروکار داشته باشد. ارتباطات ناهمزمان برتری و قدرت کاملی نسبت به سیستم قدیمی همزمان داشت و برخی از توسعه‌دهندگان ابزارهای همکاری دیجیتالی به سخره این حقیقت را اعتراف می‌کردند که می‌توان به این فناوری به اندازه جلسات حضوری اعتماد کرد. همان‌طور که پست الکترونیکی جای خود را در دفترهای اداری مدرن باز کرده بود، پژوهشگران در حال مطالعه روی تئوری سیستم توزیع شده برای بررسی سود و ضرر معاملات تجاری بین سیستم ناهمزمان و همزمان بودن و بر خلاف نظر جمع غالب، به این نتیجه رسیده بودند که همزمانی، سیستم برتری است و ارتباطات گسترش‌یافته از سیستم ناهمزمان درطول زمان، مانع انجام کار به‌جای توسعه آن می‌شود و گسترش ارتباطات با تاخیرهای غیرقابل پیش‌بینی منجربه به وجود آمدن پیچیدگی‌های جدیدی می‌شود که کاهش این پیچیدگی‌ها دشوار است. درنتیجه، زمانی‌که دنیای تجارت همزمانی را مانعی می‌دانست و درصدد رفع آن بود، نظریه‌پردازان بر این باور بودند که این سیستم برای همکاری کارآمدتر بنیادی است. دور ماندن از تعامل همزمانی می‌تواند باعث پیچیده‌تر شدن هماهنگی شود. رویای جایگزینی تماس تلفنی سریع با پست‌الکترونیکی سریع‌تر به واقعیت نپیوست؛ درعوض، آنچه در مدت چند دقیقه از طریق تلفن قابل برطرف شدن بود، اکنون نیازمند دوجین پیام رفت و برگشتی برای اجرا شدن بود. نتایج یک مطالعه در امریکا نشان می‌دهد کارکنان به‌طور متوسط روزی 77 بار صندوق ورودی ایمیل
(in-boxes) خود را بررسی می‌کنند که این نشان می‌دهد اگرچه به سمت ارتباطات ناهمزمان حرکت کردیم تا از اتلاف وقت برای هماهنگی و تنظیم جلسات جلوگیری کنیم، برقراری ارتباط در محل کار بسیار جدی‌تر و طاقت‌فرساتر از گذشته شده است.
در نهایت باید توجه داشت که هیچ چیزی ذاتا بد نیست. در شرایطی که ارتباط ناهمزمان به روشنی ارجح است، در پخش یک اعلامیه، گفتن یا تحویل یک سند، نامه‌های الکترونیکی نسبت به چاپ‌های مبهم برتر هستند. مشکلات هنگامی شروع می‌شود که سعی می‌کنیم پروژه‌های مشترک مانند برنامه‌ریزی رویدادها و تدوین استراتژی‌ها را به‌صورت ناهمزمان انجام دهیم. بنابراین باید توجه داشت که با وجود مزایای ارسال ایمیل به عنوان روش ناهمزمان برقراری ارتباطات، برای هماهنگی‌های غیرجزیی، همزمانی معمولا عملکرد بهتری دارد.
