ارتباطات؛ بازوی مدیریت اجرایی

حمید عبیری| دکترای ارتباطات|

توسعه ارتباطات دیجیتال در جامعه، امکانات نوینی را برای دسترسی بیشتر به اطلاعات در زمان واقعی فراهم می‌کند، جایی که شهروندان به‌صورت مستقیم با سازمان‌ها و دیگر ذی‌نفعان در ارتباطی تقریبا مداوم هستند. در این زمینه بسیار مهم است درک روشنی از چیستی مسوولیت‌های سازمان‌ها و نهادها و تعهدات آنها، برنامه‌ها و خدماتی که ارایه می‌کنند و اینکه شهروندان چه حق و حقوقی دارند، وجود داشته باشد. کلید موفقیت هر سازمان و نهاد در بخش‌های مختلف، در ارتباط با ذی‌نفعان داخلی و خارجی مرتبط، اشتراک اطلاعات، دانش، تخصص، تجربه و نظرات و در نهایت ایجاد ارزش افزوده برای تمامی طرف‌های درگیر است. یک عملکرد ارتباطی موثر باید منجر به این شود که شهروندان آگاه که مزایا و مسوولیت‌های مرتبط با روابط اجتماعی را درک می‌کنند، اطلاعات به‌گونه‌ای ارایه شود که به‌موقع، باقابلیت و دسترسی و منطبق‌با نیازهای کاربران خارجی (شهروندان، شرکا) یا داخلی (کارکنان) باشد. همچنین، ارایه خدمات باکیفیت‌تر و مدیریت صحیح هزینه‌ها با افزایش دانش عمومی و تشویق خدمات خوددریافت (سلف‌سرویس) که باعث کاهش حجم کار کارکنان هر سازمان (اعم از دولتی و غیردولتی) شود. عملکرد ارتباطاتی همچنین باید منجربه افزایش اعتماد عمومی نسبت‌به توانمندی‌های سازمان در رسالت خود و در نهایت کمک به سازمان برای دریافت پیام‌های متناسب با خواسته‌های عمومی شود. رهنمودهای علم ارتباطات برای اداره امور اجرایی هر سازمان، چارچوبی کلی برای حکمرانی مطلوب و مدیریت نظام‌مند عملکردهای ارتباطی ارایه می‌کند. این ابزار به بهبود روابط اجتماعی و اداری و سازمانی و در نتیجه بهبود کیفیت خدمات‌رسانی در بخش‌های مختلف منجر می‌شود. استفاده از این ابزار و اصول، افزایش میزان رضایتمندی را در همه جوامع به دنبال خواهد داشت. ارتباطات مطلوب، همراه با شبکه اینترنت مدرن و فناوری‌های مبتنی‌بر تلفن همراه، کیفیت خدمات را افزایش و همزمان هزینه‌های اداری را کاهش می‌دهد. این کار با پشتیبانی از کسب‌‌وکارهای مختلف با تبدیل اصطلاحات تخصصی به پیام‌های استانداردشده که درک آنها برای عامه مردم آسان‌تر باشد و ارایه مشاوره در مورد اینکه این پیام‌ها باید به چه کسانی و چگونه منتقل شود، انجام می‌گیرد. این کار با رویکرد تسهیل خدمات خوددریافت (سلف‌سرویس) نیاز‌به پاسخ‌گویی به پرسش‌های انفرادی را کاهش می‌دهد، که به‌نوبه خود حجم کار کارکنان کاهش می‌یابد. ارتباطات نقش تقویت‌کننده در انتقال تصویر کلی سازمان و تعهدات آن در قبال شهروندان دارد. همچنین در داخل سازمان، ارتباطات، ایجاد حس رفاقت و صمیمیت و درک مشترک از ماموریت و ارزش‌های سازمان و تعهدات آن به ارایه خدمات عالی را بهبود می‌بخشد. همچنین ارایه مشاوره به مدیران ارشد در مورد نیازهای ارتباطی سازمان و طرح‌های مناسب برای برآورده شدن آنها از کارکردهای ارتباطات است. در این رابطه، ارتباطات تقریبا در تمامی حوزه‌های سازمانی نفوذ می‌کند و به همین دلیل فردی که مسوولیت ارتباطات را بر عهده دارد اغلب در کنار میز مدیر ارشد مستقر می‌شود. کارکردهای ارتباطات، شامل انجام فعالیت‌های معمول مانند تهیه محتوا برای رسانه‌ها، رصد رسانه‌ها، ارزیابی و مدیریت فعالیت‌های ارتباطی مختلف است. شاید مهم‌ترین کارکرد آن ایفای نقش به عنوان مرکز تبادل تمامی فعالیت‌ها در سازمان است. این موضوع نیازمند بازخورد سریع و آگاهانه و تایید پیشنهادهای دیگر همکاران و تعیین نقش‌هاست.