روش‌های موثر عضوگیری در تشکل‌ها
گروه تشکل‌ها|
تشکل‌ها همیشه بر اساس تعداد اعضای آنها سنجیده می‌شوند، البته تعداد اعضا صرفا به صورت عددی مهم نیست بلکه سهم تشکل از جامعه هدفی که می‌توانند عضو تشکل باشند اهمیت دارد. با وجود این تشکل‌های زیادی را می‌توان نام برد که در جذب عضویت و همچنین حفظ آنها دچار مشکل هستند. طبیعتا عمر این تشکل‌ها طولانی نخواهد بود و حتی اگر صرفا با تزریق منابع از سوی هیات رییسه تشکل به فعالیت ادامه دهند به تشکلی منزوی بدل خواهند شد. با وجود این به نظر می‌رسد بسیاری از تشکل‌ها با مبانی اولیه عضوگیری و حفظ اعضا آشنا نیستند.
چرا اعضا مهم هستند؟
شاید این سوال بدیهی به نظر بیاید اما عدم توجه تشکل‌ها به روند عضوگیری به خوبی نشان می‌دهد که تشکل‌ها نسبت به اهمیت عضوگیری وقوف کافی را ندارند. شاید مهم‌ترین دلیلی که تشکل‌ها نسبت به عضوگیری اقدام می‌کنند، تامین منابع مالی باشد. بخش مهمی از منابع مالی تشکل‌ها و در تشکل‌های کوچک تقریبا کل منابع مالی از طریق حق عضویت تامین می‌شود.
نگاهی به آمارهای جهانی نشان می‌دهد که تشکل‌های اقتصادی در کشورهای توسعه‌یافته به صورت میانگین در سال حدود 13میلیون و 860هزار دلار درآمد دارند. این درآمد در کشورهای توسعه یافته تنها 284 هزار دلار و در اقتصادهای در حال گذار اروپای شرقی به صورت میانگین 352 هزار دلار است. با وجود این سهم حق عضویت در کشورهای توسعه یافته 62 درصد و در کشورهای در حال توسعه 55 درصد است. به عبارت ساده‌تر با در نظر گرفتن درآمد بسیار زیاد تشکل‌های کشورهای توسعه یافته به خوبی می‌توان دریافت که سهم 38درصدی خدمات در آنها چه درآمد سرشاری محسوب می‌شود.
اما مساله مهم‌تر از حق عضویت موضوع مشارکت اعضا است. درآمد اندک تشکل‌ها در کشورهای در حال توسعه امکان ایجاد یک دبیرخانه بزرگ با کارمندان فراوان را از آنها می‌گیرد و به همین دلیل حضور نیروهای غیرموظف و داوطلب که از میان اعضا انتخاب می‌شوند برای انجام کارهای تشکل اهمیت دوچندانی دارد. همچنین عدم وجود فرهنگ تشکل‌گرایی باعث شده است که دولت حرف تشکل‌ها را حتی اگر درست باشد در صورتی که عضو زیادی نداشته باشند، جدی نگیرد.
4 آفت جذب اعضا
با وجود این عضوگیری دارای مشکلات و چالش‌های فراوانی است. این مشکلات را می‌توان در چهار گروه کلی مشخص کرد:
1- عدم اطلاع: بسیاری از مشکلات عضوگیری ناشی از بی‌اطلاعی تشکل و اعضا نسبت به یکدیگر است. اعضا به دلیل ضعف تکنیکی تشکل از خدماتی که می‌توانند از تشکل دریافت کنند، اطلاعی ندارد و از سوی دیگر بعضی تشکل‌ها حتی جامعه هدف خود را به درستی نمی‌شناسند. همچنین راه‌های ارتباطی بین این دو گروه با مشکلات فراوانی روبرو است.
2- سواری مجانی: بعضی از تشکل‌ها به ویژه آنهایی که از طریق لابی با دولت به دنبال حل مشکلات اساسی صنعت هستند با این واقعیت روبه‌رو می‌شوند که حل مشکلات اعضا منجر به حل مشکلات شرکت‌های غیرعضو نیز می‌شود و به همین دلیل بنگاه‌ها دلیلی برای عضویت نمی‌بینند. در حقیقت این موضوع را می‌توان به نوعی به مساله کالاهای عمومی و سواری مجانی شبیه دانست.
3- دریافت خدمات از سازمان‌های دیگر: بخش قابل توجهی از مشکلات تشکل‌ها این مساله است که خدمات آنها از سوی نهادهای دیگری نیز ارائه می‌شود. در حقیقت تشکل با رقبایی روبرو است و بنگاه‌ها از نهادهای دیگری همان خدمات را دریافت می‌کنند. این مساله ممکن است به جنگ قیمت خدمات بین تشکل‌ها منجر شود.
4- عدم اعتقاد به همکاری تشکلی: بدبینی نسبت به تشکل‌ها در بسیاری از بنگاه‌های اقتصادی وجود دارد. بنگاه‌ها به دلیل عضویت در تشکل‌هایی که اهداف آنها را تامین نکرده است نسبت به کل مساله عضویت بدبین می‌شوند و این کار تشکل‌های دیگر را بسیار سخت می‌کند.
چالش حفظ اعضا
مشکل در حفظ همان اعضایی است که در سال‌های قبل حاضر به عضویت در تشکل شده‌اند اما اکنون دیگر حاضر به تمدید عضویت خود نیستند. دلایل مختلفی را می‌توان برای چنین مشکلی ذکر کرد. نخستین مساله ضعف در ارزش آفرینی در تشکل است. نبود خدمات متناسب با حق عضویت طبیعتا باعث دفع اعضا می‌شود. مشکل دوم ضعف در ارتباط با اعضاست، عدم رعایت استانداردها و کیفیت اطلاع‌رسانی، نحوه ارتباط و میزان تماس و رفتار کارکنان تشکل روی این موضوع تاثیر بسزایی دارد. مشکل سوم ضعف در اداره دموکراتیک و عدم گردش نخبگان است. برای مثال عدم مشارکت دهی اعضا در تصمیمات، عدم تشکیل کمیته‌ها با حضور و تاثیر اعضا و عدم استفاده از همه اعضا در کارکردهای تشکل از رایج‌ترین مشکلات این بخش است.
سومین مساله‌یی که تشکل‌ها با آن دست به گریبان هستند فساد در تشکل است. مسائلی مانند عدم شفافیت و شیوه اداره نامطلوب می‌تواند باعث چنین مساله شود. همچنین عوامل محیطی مانند کاهش سرمایه اجتماعی و نابسامانی محیط کسب و کار از دیگر دلایل کاهش تمدید عضویت اعضاست. مشکلات ذکر شده می‌تواند، تشکل را در یک چرخه باطل بیندازد. بر این اساس اعضا به دلیل ضعف خدمات کاهش پیدا می‌کنند، به دلیل کاهش اعضا منابع مالی کم می‌شود و به دلیل کم شدن منابع مالی مجددا کیفیت و کمیت خدمات کاهش می‌یابد که منجر به کاهش مجدد اعضا می‌شود.
چه باید کرد؟
قبل از هرچیز باید مقدمات عضوگیری را به خوبی فراهم کرد. تشکیل کمیته‌یی از بین کارکنان، هیات‌مدیره و اعضا برای عضوگیری یکی از ابتدایی‌ترین کارهاست. در مرحله بعد عضوگیری باید بر اساس یک برنامه با استراتژی معین آغاز شود. مرحله بعد روشن کردن وضعیت عضویت بر اساس داده‌های ریاضی است. شاخص‌های مشخصی در این خصوص وجود دارد. یکی از نخستین شاخص‌ها میزان حفظ اعضا است که درصد تعداد تمدیدکنندگان عضویت نسبت به کل اعضا را مشخص می‌کند. برای مثال اگر 150عضو از 200عضو حاضر به تمدید عضویت شده‌اند میزان حفظ اعضا 75درصد است.
شاخص‌های دیگر میزان درصد جذب اعضای جدید به نسبت کل اعضا و همچنین درصد خروج اعضا است. بر همین اساس می‌توان دوره گردش عضویت (100تقسیم بر درصد تعداد خارج‌شدگان عضویت) و میانگین ماندگاری (دوره گردش عضویت تقسیم بر دو) را محاسبه کرد.
با این حساب به صورت میانگین میزان درآمد از اعضا در طول عضویت و پس از آن ارزش عضویت هر فرد در تشکل قابل محاسبه خواهد بود. سپس می‌توان هزینه هر عضو برای تشکل را محاسبه کرد تا سود حاصل از جذب اعضا مشخص شود.
اکثر تشکل‌ها فاقد تحلیل مالی لازم در خصوص میزان هزینه اعضا و فواید عضویت هستند در حالی که بر اساس همین تحلیل‌ها می‌توان به تشکل خدمات ارائه داد. با مشخص شدن سطح خدمات مرحله اصلی یعنی تعیین استراتژی عضویت آغاز می‌شود. هدف از استراتژی عضویت موارد زیر است:
- تغییر یا اصلاح ساختار عضویت؛
- جذب شرکت‌های جدید؛
- حداکثر کردن ماندگاری اعضا.
با وجود این در مسیر تعیین استراتژی پاردوکس‌هایی وجود دارد. برای مثال هدف حداکثر کردن تعداد اعضا با کاهش حق عضویت است یا اینکه قصد داریم با افزایش حق عضویت درآمد را به نقطه ماکسیمم برسانیم.
با وجود این بعضی ابزارها برای حل چنین مشکلاتی وجود دارد. یکی از این ابزارها تغییر روش‌های محاسبه حق عضویت است. اگر در رده عضویت تفکیک قائل شویم، می‌توانیم اعضای بیشتر با درآمد بیشتری داشته باشیم. همچنین با توجه به اینکه ممکن است عضویت در تشکل پیچیده باشد باید تا جای ممکن عضویت را ساده ساخت.
بر این اساس ساختار تعیین حق عضویت باید شفاف و منصفانه باشد، ساختار حق عضویت باید قابل حسابرسی باشد، مکانیزم‌ها باید به نوعی متناسب با زمینه فعالیت شرکت‌ها باشد، برای اعضا باید کاملاً روشن شود که دقیقا چه چیز را با پرداخت حق عضویت دریافت می‌کنند و همچنین فرمول باید در بلندمدت پایدار باشد.
بر همین اساس راهکارهای زیر برای تعیین ساختار عضویت در نظر گرفته می‌شود:
- تقسیم‌بندی‌های مختلف عضویت را در نظر بگیرید؛
- تنظیم تقسیم‌بندی‌ها باید با حساسیت تمام انجام شود؛
- به شرکت‌های ترکیبی فکر کنید؛
- برای برخی شرکت‌ها ایجاد قدرت نکنید؛
- پاداشی برای پرداخت حق عضویت پیش از موعد در نظر بگیرید؛
- راه‌های پرداخت خودکار را بیابید؛
- در مورد سال عضویتی تصمیم بگیرید؛
- زمانی‌که سیستم شما جوابگوست، آن را درگیر تغییر نکنید.
