چرا کدگذاری کالا مهم است؟
مجتبی صالح دوست
1- اقلام عملیاتی یک سازمان شامل کلیه کالاهای مصرفی، کالاهای برگشتنی و دارایی‌های فیزیکی آن سازمان است. مدیریت این اقلام همیشه دغدغه‌ای قابل توجه در سازمان‌ها و شرکت‌ها بوده است. از این رو، شناسایی صحیح و مدیریت بهینه آنها باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود. در طول ۵۰ سال گذشته برخی از سازمان‌های تدوین‌کننده استاندارد کدینگ اقلام مانند ( NATO (North Atlantic Treaty Organization و GS1 به کمک سازمان‌ها و شرکت‌ها آمده‌‌اند تا بتوانند اقلام عملیاتی خود را به‌درستی شناسایی کنند.
2- واحدهای مختلف سازمان‌ها و شرکت‌ها به‌منظور انجام فعالیت‌ها و وظایف محوله نیاز به مواد اولیه، اقلام، تجهیزات و قطعات یا به مفهوم عام، کالا دارند. کالا در چارچوب فعالیت‌های زنجیره تامین در لحظه ورود یا در انبارها ذخیره و نگهداری شده و در هنگام لزوم در اختیار واحدهای مربوط قرار داده می‌شوند یا مستقیماً از فضای تأمین در اختیار عملیات تولید و مصرف قرار می‌گیرد. در این خصوص، سیستم‌های اطلاعاتی مختلفی به‌منظور مدیریت زنجیره تامین توسعه و استقرار یافته‌اند که تنها در صورت ارایه اطلاعات صحیح کالاها به عنوان ورودی قادر خواهند بود رسالت خود را انجام دهند و عدم وجود یک زبان مشترک برای کالا به‌منظور تعامل واحدها و افراد در فضای درون و بیرون سازمان مهم‌ترین مانع برای این مهم است.
3- این مساله در تجارت الکترونیک و با افزایش تعداد و تنوع قلم کالاها و بزرگ‌شدن کاربران، اهمیت بیشتری می‌یابد. ایجاد یک زبان مشترک برای کالا مستلزم استانداردسازی داده و اطلاعات اقلام کالایی است که تنها در صورت تعریف یک منطق مناسب برای شناسایی، طبقه‌بندی و کدگذاری اقلام امکان‌پذیر است. سازمان GS1 جهانی این قابلیت را دارد که سیستم کدینگ و شناسایی اقلام را برای مدیریت زنجیره تامین ارایه دهد. به مرور زمان و با پیشرفت کدینگ و افزایش اقلام موردنیاز در فروشگاه‌ها، کدینگ اقلام توسط این سازمان، استانداردسازی گردید که روند پیشرفت آن به شرح زیر است:
سال ۱۹۸۳: استفاده از کدینگ و بارکد در بسته‌های عمده‌فروشی؛
سال ۱۹۸۹: توسعه استاندارد GS1 به بخش لجستیک و ایجاد اولین استاندارد تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI)؛
سال ۲۰۰۵: تغییر نام EAN به GS1 سراسری؛
سال ۲۰۱۶: تعریف پروژه GS1 Cloud برای تشکیل بانک جهانی از کدینگ اقلام در زنجیره تامین.
نکات کلیدی
الف. کدگذاری: ستون فقرات توسعه تجارت الکترونیکی
1- شرکت‌های صنعتی به دلیل استفاده از تعداد زیاد اقلام عملیاتی، وجود انبارهای متعدد، پراکندگی جغرافیایی در استقرار تجهیزات و... همواره امکان شناسایی دقیق، منحصربه‌فرد و تجمیع‌شده از این اقلام را ندارند و عمدتاً همان اطلاعات ناقص و پراکنده که در اختیار دارند را به ورودی سیستم‌های خود تزریق کرده و استفاده می‌کنند. وجود چنین اطلاعاتی که به داده‌های کثیف (Dirty Data - دارای اطلاعات تکراری) مشهور است سبب می‌شود نتیجه مطلوب حاصل نشده و شرکت قادر نباشد مدیریت درستی روی اقلام عملیاتی و تأمین اقلام موردنیاز سازمان داشته باشد.
2- سابقه استفاده از کدینگ برای مدیریت اقلام به بیش از ۵۰ سال گذشته برمی‌گردد. اولین کدینگ اقلام در محیط‌های نظامی و در اروپا تحت عنوان استاندارد طبقه‌بندی و کدینگ اروپا صورت‌گرفته است. اما در حال حاضر GS1 بزرگ‌ترین مرجع طبقه‌بندی، شناسایی و کدینگ در جهان بوده و بیش از ۱۵۰ کشور عضو آن می‌باشند که نماینده انحصاری آن در کشور «مرکز ملی شماره‌گذاری کالا و خدمات ایران» است.
3- در GS1 کدینگ اقلام توسط کد GTIN (شماره جهانی کالای تجاری) صورت می‌گیرد که یک کد منحصربه‌فرد ۱۳ رقمی جهانی است که توسط نماینده GS1 در هر کشور، به اقلام تجاری مانند داروها، لوازم بهداشتی، تجهیزات پزشکی و... اختصاص داده می‌شود. شناسه GTIN برای ورود محصولات به بازار و تجاری‌سازی آنها الزامی بوده و مهم‌ترین کاربرد آن، شناسایی اقلام در سیستم‌های اطلاعاتی زنجیره تأمین است. به این شکل که کد GTIN هر کالا، به‌صورت نماد بارکد، روی محصول نصب یا چاپ شده و در نقطه فروش، با استفاده از دستگاه‌های بارکدخوان اسکن می‌شود. برای صدور کد GTIN ابتدا کاربر نام قلم کالا را به‌صورت متن در سیستم ثبت کرده و در ادامه کد ۱۳ رقمی را دریافت می‌کند که ۳ رقم ابتدایی کد، کشور عضو را نمایش می‌دهد که به‌طور مثال کد ایران ۶۲۶ است، ۵ رقم بعدی مربوط به کد عضویت GS1 می‌باشد و ۵ رقم انتهایی، سریال قلم کالا بوده که توسط رایانه و برای منحصربه‌فرد کردن کد مورداستفاده قرار می‌گیرد.
4- شماره جهانی موقعیت مکانی یا GLN یک شناسه جهانی است که موقعیت مورداستفاده در فرآیندهای کسب‌وکار را به‌صورت منحصربه‌فرد و شفاف شناسایی می‌کند. شناسایی به این طریق، پیش‌نیازی برای ارتباط موثر بین شرکای تجاری است. یک GLN به عنوان یک کلید پایگاه داده کاربرد دارد که منابع اطلاعات خاص را به‌طور مکرر به‌کار می‌گیرد و نقش آن کاهش خطاهای ورود مجدد اطلاعات و افزایش کارایی است. GLN یک کد ۱۳ رقمی ایست که ۷ رقم ابتدایی کد پیش‌شماره شرکتی است، ۵ رقم بعدی شماره مرجع موقعیت است و یک رقم انتهایی رقم کنترل است.
در صنعت پیشرفته امروزی و نیز گسترش تجارت الکترونیکی، یکپارچگی اطلاعات درون سازمان به عهده برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) است که با هدف افزایش عملکرد و کارایی سازمان‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد. این سیستم با سیستم‌های دیگر همچون (CRM) ارتباط تنگاتنگی پیدا نموده و به عنوان ستون فقرات E-Business مطرح می‌شوند.
ب. نقش کدگذاری‌های نوین در ارتقاء سیستم‌های برنامه‌ریزی: با وجود اینکه سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) نقش مهمی در فرآیند زنجیره تأمین ایفا می‌کنند و باعث بهبود عملکرد سیستمی شرکت‌ها می‌شوند، این سیستم‌ها دارای معایبی نیز هستند که خود باعث صرف هزینه برای شرکت‌ها می‌شود. به عنوان‌مثال این سیستم‌ها قابلیت‌های تحلیلی محدودتری دارند چراکه روی سطوح عملیاتی تمرکز دارند و لزوماً داده‌های مورداستفاده در سیستم را پردازش نمی‌کنند. از دیگر محدودیت‌های این سیستم‌ها می‌توان به ضعف ارتباط با تأمین‌کنندگان و عدم امکان شناسایی منابع تولید و تأمین اقلام، عدم امکان ارزیابی هزینه‌های موجودی، تفکیک زنجیره تأمین از تصمیم‌گیری‌های عملیاتی، به‌کاربردن نام‌های متفاوت برای یک‌قلم یکسان در سیستم‌های سازمانی، در دسترس نبودن داده‌های اصلی اقلام و عدم امکان برنامه‌ریزی صحیح و مبتنی بر داده‌های اقلام در تراکنش‌های سازمانی مانند تولید و تأمین، با توجه به ناقص و صحیح نبودن داده‌های اقلام اشاره کرد. معایب موجود درERPها به دلیل استفاده از سیستم‌های کدینگی است که تمامی آنها بر مبنای متن تولیدنام کرده و یک کد به آن اختصاص می‌دهند. تولیدنام بر مبنای متن باعث اطلاعات تکراری می‌شود و نهایتا ERPها نیز از همین داده‌ها استفاده کرده که منجر به محدودیت‌های بیان‌شده و صرف هزینه برای شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌شود.
لذا می‌بایست در فرآیند سیستم‌های کدینگ تجدیدنظر کرد و فرآیند جدیدی را جایگزین آن نمود. اخیرا راهکارهایی چون پارامتریک کردن اطلاعات و ایجاد فرآیند کدینگ جدید بر مبنای کاتالوگینگ طراحی و اجرا مورد آزمایش قرار گرفته تا از بروز محدودیت‌های مورد اشاره جلوگیری به عمل آید.
