آنچه از مبحث بودجه باید دانست؟

احسان بختیاری|

مدیر مالی و اداری اتاق تعاون کرمان |

بودجه‌بندی یکی از ابزارهای اصلی برای پیش بینی‌های کوتاه‌مدت و ابزاری ضروری برای تبدیل برنامه‌های ذهنی به واقعیت عینی در یک شرکت تعاونی است.

تصمیماتی که مدیران شرکتهای تعاونی درجهت مدیریت عملیات شرکت و توسعة فعالیت‌های آن اتخاذ می‌کنند، تا حد زیادی در گرو پیش بینی از وقایع آینده است. آنان با پیش بینی‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت خود برنامه‌های مالی شرکت را برای دوره‌های مشخص (معمولا ً شش ماه تا یکسال) تدوین می‌کنند. ضروری است که در این برنامه‌ها، انعطاف لازم برای رویارویی با موقعیت‌های مختلفی که فراروی تعاونی قرار دارند، در نظر گرفته شود. در این میان، بودجه‌بندی یکی از ابزارهای اصلی برای پیش بینی‌های کوتاه‌مدت در یک شرکت تعاونی است. در یک برنامه بودجه‌ای اقلام مختلفی نظیر هزینه‌های ثابت و متغییر شرکت، پیش بینی میزان فروش وغیره در نظر گرفته می‌شود.

مدیران تعاونی برای آنکه بتوانند جریان‌های وجوه نقد شرکت، سودآوری و وضع مالی آن را در یک دورة زمانی مشخص محاسبه کنند، اقلام فوق را با یکدیگر ترکیب کرده و به کمک تحلیل‌های مالی که روی این اقلام انجام می‌دهند، اطلاعاتی به دست می‌آورند. این اطلاعات به آنها برای تعیین بودجة آتی شرکت کمک می‌کند.

بودجه چیست؟ اگر چه ممکن است با این واژه آشنا باشید اما بطور ساده هرگاه تخمین بزنید که چه مقدار وجه نقد پس از پرداخت هزینه‌ها در یک ماه فعالیت برایتان باقی میماند، بودجه را تعیین کرده‌اید.بودجه ابزاری ضروری برای تبدیل برنامه‌های ذهنـی بـه واقعیـاتی عینـی است.

بودجه به تمرکز افکار و منابع شما در جهتی موثر کمک می‌کند. این ابزار نشان می‌دهد کـه چه مقدار وجه نقد باید خرج کنید. هزینه‌های شما چه اقلامی را شامل می‌شود. از نتیجـه عملیات چه مقدار باید عاید شما شود؟ با برنامه‌ریزی روی کاغذ شما ریسک کسب و کارتان را حداقل می‌کنید. یک برنامة بودجة خوب بطور منطقی به شما در سازماندهی، هـدایت و برانگیزاندن کارکنان در دستیابی به اهداف مالی شرکت کمک می‌کند.بودجه، پیش بینی تمام منابع و هزینه‌های نقدی شرکت است.

ساختار بودجه همانند ترازنامة مالی است و یک دورة ١٢ ماهه را در برمی‌گیرد. درپایـان سـال درآمـد و هزینـه‌های پیش بینی شده در بودجه با عملکرد واقعی شرکت که در اسناد مـالی ثبـت شـده‌اند، مقایسـه می‌شود.

 چرا بودجه را تهیه می‌کنیم؟

بودجه با کمک به تخمین نیازها، نحوة هزینه کردن و جریان کلی نقـدینگی برنامـة آتی شانس شما را برای دستیابی به موفقیت افزایش می‌دهد. بودجه به شما اجازه می‌دهد، قبل از وقوع مشکلات آنها را پیش بینی کرده و تدابیر لازم را برای رویارویی با آنها اتخاذ کنید. در شرکتها بودجه با بررسی حجم سرمایه‌ای که شما در اختیـار داریـد، ضمن تعیین اینکه آیا سرمایه شما برای دستیابی به اهداف مالی شرکت مناسب است یا خیر؟ رهنمودهایی جهت تعیین نحوه استفاده از آن در آینده ارایه می‌کنید. به عنوان بخشـی از یـک برنامة تجاری، بودجه به مدیران اطمینان می‌دهد که برنامـه را شـناخته و نیـازهـای آن را پیش بینی کرده‌اند. یک برنامه بودجه‌ای اقلام زیر را نشان می‌دهد:

- وجوه نقد مورد نیاز برای مواد و نیروی انسانی.

-  کل هزینه‌های شروع کار .

- هزینه‌های روزانه نگهداری.

-  نیازهای مالی برای پشتیبانی عملیات شرکت.

- سود مورد انتظار.

اگر برنامه بودجه‌ای سال آینده شما نشان دهد که بیشتر از آنچه در اختیار دارید، نیازمنـد منابع مالی هستید، در این صورت می‌توانید برنامه هایتان را با روش‌های زیر متعادل کنید:

کاهش هزینه‌ها (به عنوان مثال، استخدام کارکنان کمتر، خرید لوازم اداری ارزانتر، حذف یک خط تلفن. افزایش فروش (به عنوان مثال، فـروش محصـولات یـا خـدمات بیشـتر، ارایه یـک محصول جدید، توسعه بازار محصول خود در مناطق جغرافیایی بیشتر) کاهش سطح انتظارات خود ازسطح سود هر شرکتی قبل از سرمایه‌گذاری در تجهیزات یا سایر دارایـی‌های جدیـد یـا امضـای قراردادهای تجاری، باید برنامة بودجه خود را تهیه کند. جهت اطمینان از دستیابی به اهـداف ابتدا اعداد را روی کاغذ بیاورید، در صورت نیاز آنها را در هر زمانی کـه لازم بـود اصـلاح کنید.

شاخص اصلی در تعیـین سـودآوری شـرکتهـای تعاونی، رضایت اعضاء از عملکرد تعاونی در تامین نیازهای آنها است. قبـل از تهیـة بودجـه باید به سوالات زیر پاسخ دهید چه مقدار سود در یـک سـال مـالی از عملیـات خـود انتظـار دارید؟ چه مقدار هزینه برای به دست آوردن ایـن میـزان سـود بایـد لحاظ کنیـد؟ حجم فـروش شرکت برای پوشش سود مورد انتظار و هزینه‌ها باید در چـه حـدی باشـد؟ بودجـه‌بندی بـا پیش بینی اولیه سود یا فـروش مـورد انتظـار آغـاز می‌شود. شـرکت‌هـای کوچـک معمـولا بودجه‌بندی را با تخمین سود شروع می‌کنند. برنامه بودجة تدوین شده ممکن است در طـول سال با تغییر شرایط نیازمند تعدیل باشد. اغلب به منظور منعطف کردن بودجه در مقابـل ایـن تغییرات بودجه‌های سالانه به بودجة فصلی یا ماهانه تقسیم می‌شوند. بـرای شـرکتهـایی بـا ساختارهای بخشی یا فعال در چندین زمینة کاری از یک برنامة بودجة کل استفاده می‌شود. بودجة کل شامل مجموع‌های از بودجه‌های مجزا و دارای روابط درونی است.

 بـه عبـارت دیگر در بودجه کل برای بخش‌های مختلف شرکت به صورت جداگانه فرآینـد بودجـه‌بندی انجام می‌شود و در نهایت همه این بودجه بندی‌ها در یک برنامه کل منعکس می‌شوند.